QUY ĐỊNH VỀ MẪU 04/SS-HĐĐT
Căn cứ pháp lý: NĐ 123/2020/NĐ-CP, TT78/2021/TT- BTC
- Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, giúp CQT nhận biết được đơn vị đã xử lí hóa đơn nào và cập nhật trên hệ thống CQT.
- Trường hợp bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT:
- Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế:
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế
Tóm lại:
- Hủy hóa đơn đã gửi CQT cấp mã, CHƯA GỬI CHO NGƯỜI MUA.
- Sai TÊN, ĐỊA CHỈ của người mua nhưng KHÔNG sai Mã số thuế, các nội dung khác không sai (trừ hóa đơn không mã chưa gửi lên CQT).
- Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của CQT gửi đến đơn vị.
- Thay thế hóa đơn của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
- Trường hợp không bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT:
- Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại điểm b Khoản 2 Điều 19 NĐ 123/2020/NĐ-CP thì không phải lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trường hợp NNT đã gửi thông báo 04/TB-SSĐT cho các hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì thông báo này vẫn được coi là đúng quy định/thực tế có thể phát sinh trường hợp này khi người nộp thuế gửi thông báo 04/TB-SSĐT trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế
- Trường hợp hóa đơn không được cấp mã thì DN hủy hóa đơn không được cấp mã tại hệ thống và lưu tại DN, không cần thông báo với CQT mẫu 04/SS-HĐĐT
- Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi TB HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Khoản 3 Điều 22 NĐ 123/2020/NĐ-CP).
- Thời hạn gửi mẫu 04/SS-HĐĐT:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Mức phạt Chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT:
Căn cứ tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức phạt khi chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT như sau:
| Số ngày chậm nộp | Mức phạt |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày, có tinh tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời han quy định từ 01 – 10 ngày, không có tinh tiết giảm nhe | Phạt tiên từ 01 – 03 triệu đồng |
| Quá thời han quy định từ 11 – 20 ngày | Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy đình từ 21 – 90 ngày | Phạt tiên từ 04 – 08 triệu đông |
| Quả thời han quy định từ 91 ngày trở lên | Phạt tiền từ 05 – 15 triêu đông |
Lưu ý :
Các hành vi vi phạm về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn đã được quy định tại Điều 23, 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì không áp dụng Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP khi xử phạt vi phạm hành chính.
